無料のAcrobat ReaderでPDFに電子印鑑を押す方法

テレワークを進めましょうと政府がいい始めて1年以上となりました。ところが、3月に発表された国内のテレワーク普及率は約16％と一向に進んでいません。その理由はさまざまですが、ハンコ文化が抜けきらず、やむをえず出社する人も多いようです。しかし、無料の「Acrobat Reader」には日本語版限定で電子印鑑が用意されています。

PDFの電子印鑑機能は日本語版のみ

書類へ印鑑を押すために出社しなくてはならない、いわゆる「ハンコ問題」は、電子決裁システムを本格的に導入している企業であればまず起きません。しかし、電子決裁システムは導入コストだけでなく、月々のライセンス料などもかかるため、なかなか導入できない会社が多数派です。

とはいえ、単に認め印が必要な程度の書類であれば、PDFファイルなどを送ってもらい電子印鑑を押すことができれば、業務上問題ないケースも多いでしょう。そうしたケースで活用したいのが、無料配布されている「Adobe Acrobat Reader」に用意されている電子印鑑機能です。

Acrobat Readerだけでなく、有料版のAcrobat Proにもスタンプ機能がありますが、電子印鑑が標準で用意されているのは日本語版のみ。海外サイトなどのリンクからAcrobat Readerをインストールすると、多くの場合は英語版となるため、電子印鑑を利用したい人は日本語版の再インストールが必要です。

電子印鑑を押したPDFはクラウドで

Acrobat Readerの電子印鑑機能を使うには、押したいPDFファイルを開いたあとで、「ツール」タブをクリック。さまざまなツールが表示されるので「スタンプ」をクリックすると元のPDFファイル画面へ戻り、利用するスタンプのタイプの選択メニューが現れるので「電子印鑑」を選びます。

電子印鑑のデザインとしては、単に丸い印鑑だけでなく、会社の決裁用に使う日付入りなどさまざまな種類が用意されています。このなかから押したい印鑑を選び、押印位置とサイズを決定すれば作業は完了。この際、印鑑の氏名部分はAcrobat Readerに登録したユーザー名が使われ、日付も自動的に入る仕組みです。

なお、セキュリティを考えた場合、電子印鑑を押したファイルのやりとりはメールでは行わず、Google ドライブやDropboxなどのクラウドサービスを使う方がより安全。というのも、メール送受信時よりクラウドサービスの方が暗号化のレベルが高いためです。